Thuiswerken: wat is onbelast en wat niet?

Vanwege corona werkt Nederland zo veel mogelijk thuis. Maar kun je als werkgever jouw personeel hiervoor ook een onbelaste vergoeding geven? En zo ja, onder welke voorwaarden?

Mag: pc’s, mobieltjes en gereedschap
Je mag pc’s, mobieltjes, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als je in alle redelijkheid vindt dat deze spullen nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook een internetabonnement.


Mag: Inrichting werkkamer
Als werkgever ben je volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van jouw werknemers, ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat je daarom arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn werkkamer nodig heeft. Maar let op: de werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen.


Mag niet: koffie/thee/toiletpapier
Het vergoeden of verstrekken van koffie, thee, toiletpapier en dergelijke vanwege het verplichte thuiswerken, is belast. Je kunt deze vergoedingen en verstrekkingen wel onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De regering denkt wel na over de mogelijkheid van een onbelaste thuiswerkvergoeding. Als deze er komt, gebeurt dat echter niet eerder dan vanaf 1 januari 2022.


Einde thuiswerken, wat dan?
Komt jouw personeel weer volledig naar kantoor, dan moet de werknemer de spullen weer bij jou inleveren of er een vergoeding op basis van de dagwaarde voor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast. Dit is uiteraard anders als jouw personeel gedeeltelijk thuis blijft werken.


Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen die niet belastingvrij zijn, kun je desgewenst onder brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld € 2 per dag (NIBUD) voor bijkomende kosten, zoals verwarming. De vrije ruimte van de werkkostenregeling is ook in 2021 verruimd en bedraagt 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Zodoende word je als werkgever minder snel met de eindheffing van 80% geconfronteerd die je moet betalen voor zover jij over de vrije ruimte heen schiet.


Uitruilen belaste en onbelaste vergoedingen
Overigens kun je ook kijken of je bepaalde kosten kunt uitruilen. Geef je bijvoorbeeld geen vergoeding voor internet thuis, maar wil je wel € 2 per dag voor bijvoorbeeld verwarming vergoeden? Dan kun je er ook voor kiezen deze vergoeding (deels) te verlagen en in plaats daarvan een onbelaste vergoeding voor internet te geven. Houd er wel rekening mee dat je deze bestemming van tevoren moet benoemen.

 

Link naar originele artikel.

Igor Wortel

My resume and working experience is very broad, mail me to get more information: igor@phalanxes.eu or surf www.phalanxes.com

Specialties: Project management, people management, oil industry, mining engineering, outsourcing, credit, process (automation) management, training, private equity, legislation, volunteer, chairman, board member, people manager, professional, factoring, training, lecturing, BigData, (financial) analytics, AI, robotics, internet of everything, BlockChain, Business Model Innovation, IoT

Geef een reactie